Asociaciones sin ánimo de lucro: cómo mejorar el registro de socios, los ingresos y la comunicación
En España, más de 4,4 millones de voluntarios colaboran habitualmente con asociaciones y entidades sin ánimo de lucro, según datos del Observatorio de Voluntariado. El voluntariado social es el que cuenta con mejores cifras de participación, con un 56,7% de participación en proyectos de igualdad de género, atención sanitaria, apoyo en entornos educativos o acompañamiento a colectivos vulnerables.
Para simplificar el día a día de estas asociaciones, existe Poplico, la marca internacional de AssoConnect, una plataforma creada en Francia que ya utilizan más de 40.000 organizaciones sin ánimo de lucro en Europa. Esta plataforma facilita la gestión de los socios, las cuotas y la comunicación para reducir el trabajo que ahora mismo recae en los voluntarios.
Las asociaciones dependen principalmente del trabajo de los voluntarios, quienes asumen tareas internas como administración, contabilidad, planificación de actividades y registro de socios, que son igual de importantes para garantizar el buen funcionamiento de la asociación. En organizaciones pequeñas, un mismo voluntario puede asumir distintas tareas, lo que aumenta la carga de trabajo.
Para mejorar la organización, es necesario definir tres aspectos: identificar las principales tareas administrativas y las que más tiempo ocupan; dejar claro quién se encarga de cada una y asignar responsabilidades; y establecer cuáles son las tareas de cada puesto y los procedimientos básicos. Esto permite que la asociación no dependa de un grupo reducido de voluntarios y facilita la renovación de la junta directiva.
Las asociaciones están obligadas a tener una base de datos de sus socios actualizada, llevar la contabilidad al día, tener un inventario de bienes y disponer de todas las actas de reuniones de su junta directiva, según el artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002. Además, deben salvaguardar los datos personales de sus miembros y socios y garantizar el acceso a su información solo por las personas necesarias, cumpliendo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
Las asociaciones también deben gestionar su contabilidad y llevar un control de los ingresos que perciben y de los pagos que deben realizar, que provienen de ayudas y subvenciones públicas, fondos privados y recursos propios. Todo esto debe quedar correctamente registrado.
La comunicación es fundamental para que la información llegue a todos los socios. Es necesario segmentar la lista de contactos, mantener la coherencia en los mensajes, tener una página web actualizada y ofrecer opciones de contacto presenciales o por teléfono.
Poplico es una herramienta que reúne en la misma plataforma todo lo relacionado con gestión de socios, pagos, comunicaciones y creación de páginas webs, y que ya utilizan más de 40.000 organizaciones en Europa. La plataforma ofrece un periodo de prueba de 14 días sin compromiso.